😩 「あれ、去年のファイルどこだっけ…？」
こんにちは！ 北海道の小売業の事務所で働くyukiと申します。
事務所での業務はもちろん、レジ応援に鳴り止まない問い合わせの電話対応...。
日々たくさんのお客様をお迎えし、ありがたいことに毎日時間に
追われながら仕事をしています。
そんな目まぐるしい毎日の中で、ふとこんな経験はありませんか？
- 「あの資料、たしかこのキャビネットに入れたはずなのに…📂」
- 「毎回同じ書類を探している気がする…🤔」
そして、ついには「あのファイル何処だっけ！？」と周りを巻き込み大騒動！
…そんな光景、あなたの職場でも見覚えがありませんか？
これまで「何かを探す」という時間に、私は一体どれだけの時間を費やしてきたのでしょう...。
今回はそんな悩みを解消すべく、初心者の私が
ノーコードでAIチャットボットを作れるツール「Dify」と
「Googleスプレッドシート」を使って、
ファイルの場所を教えてくれるAIアシスタントを作ってみました！
✅ プログラミング不要！
✅ お金もほとんどかからない！
🤖 完成イメージ
質問すると、「検索くん」からファイルの場所をスパッと教えてくれます！
🧰 今回使用したツール
🔧 準備するもの
① Difyアカウント
Googleアカウントで簡単に登録できます。Dify公式サイトへ！
② Googleアカウント
Googleスプレッドシート用。ほとんどの人が持ってますね。
③ OpenAI APIキー
AIの核となる部分。以下の手順で取得できます：
- OpenAIのAPIページにアクセス
-
Create new secret keyをクリック -
sk-で始まるAPIキーを必ずメモしておく！
💡 試すだけなら費用は数十円ほどで済むことがほとんどです。
🛠️ 作成手順
ステップ1：ファイル情報をGoogleスプレッドシートにまとめる
まずは「AIに覚えさせたい情報」をGoogleスプレッドシートに整理します。
キャビネットの中を撮影し、Geminiで文字起こし→整形しました
（ちょっとミスもあるので手直し必要）。
📋 Googleスプレッドシートの記載例
- スプレッドシート作成
- 1行目にヘッダーを記入（
file_name,location,keywords） - 2行目以降にファイル情報を入力
- 完了後、CSV形式でダウンロード
👉ファイル>ダウンロード>カンマ区切り (.csv)
ステップ2：Difyでチャットボットの「土台」を作る
- Difyにログイン
-
スタジオ→アプリを作成→チャットボットを選択 - アプリ名例：検索くん
- 説明：ファイルの場所を教えてくれるアシスタント
ステップ3：ナレッジとしてCSVを登録
- 左メニュー
ナレッジ→ナレッジを作成 -
ファイルからインポートを選び、先ほどCSVでダウンロードした物をアップロード - テキスト前処理はそのままでOK →
保存して処理へ - 「ナレッジが作成されました」と表示されれば完了！
ステップ4：チャットボットにナレッジを読み込ませる
- 左メニュー
プロンプトを選択 -
コンテキスト→追加 - 先ほどアップロードしたナレッジを選択
ステップ5：AIへの指示書（プロンプト）を調整する
AIにどんなキャラクターで、どう答えてほしいかを設定します。
-
プロンプト画面の上部にある入力欄に、
AIへの指示（プロンプト）を入力します。
私はここでもGeminiに考えてもらいました。
ステップ6：モデルとAPIキーを設定
- 右メニューの
モデル設定を開き、以下を設定します。
| 項目 | 設定内容 |
|---|---|
| LLMプロバイダー | OpenAI |
| モデル | gpt-4o |
| APIキー | OpenAIから取得したキー（sk-で始まるやつ）を貼り付け |
- モデル設定が完了したら、右上の
公開ボタンをクリックして保存！
ステップ7：動作確認 & 調整
- 右側の
デバッグとプレビューを開く - 質問してみる！
検索くんから
該当するファイル名＋場所＋キーワードを教えてくれます。
5. まとめ：なぜAIを使うの？検索との決定的な違い
いざ、みんなに使ってもらいました！
「すごく便利だね！」の言葉のほかに...
これって、スプレッドシートのCtrl+F検索と何が違うの？
それ私も作りながら思ってたんです。
アプリ使わなくても、検索したらいいのでは？
でも違ったんです！
このアプリは「あいまいな人間の言葉」を理解してくれるのです。
ファイルの検索に、様々な言葉を入力して検索した事ありませんか？
正確なキーワードがないと何も見つかりません。
このアプリなら「消防訓練のはいってるファイルどこ？」といった曖昧な質問でも、
最適な答えを探し出してくれます。
こんな感じです！
該ファイルが別にもあれば全部教えてくれます。
やっぱりChatGPTって凄い！
『検索くん』を作成しほんの少しの時間が生まれ、
その時間を活用し、整理時間を作りました。
キャビネットの中やパソコンの中のデータ
不要なものが沢山あるはず。。。
まずはそこからです！
『このファイル必要ですか？』って聞いてくれるアプリ作ったらいいかも😄
6. 今後の課題と展望
このアプリを、本当に役立つ「仕事道具」として育てていくために、まだまだ
課題があります。
課題1：データ更新をどうするか？
書類は毎日、追加されたり、廃棄されたり、場所が変わったりします。
チャットボットが持っている情報（スプレッドシート）と、現実のキャビネットの状態がズレてしまうと、せっかくのアプリも役に立ちません。
「この情報のズレを、どうやって楽に、そして忘れずにチェックしていくか？」
これが、このシステムを長く使い続けるための最大のカギです。
課題2：ファイルの紛失も気付けるように出来るか？
キャビネットには、絶対に失くしてはいけない重要書類がたくさんありますよね。
もし、定期的に「すべてのファイルがちゃんと存在するか」を
チェックできる機能があれば、検索ツールだけでなく、
強力な「資産管理ツール」になるかも
まだまだ改善の余地はたくさんあるはずです。
ファイルにQRコードを添付し
Makeで紛失に気が付けるように出来ないか試行錯誤中。
「LINE Notify」の公式サービスが終了してしまったようで使えない。
受け取りをGmailに設定変えよとしたがうまくいかず..
まだまだ、先は長いです。
Difyのチャットボット作成の参考資料です。