Audit 

Checklist­Quality Management System (QMS)
Form Reference F1.911989
Owned By Syerifaizal Mustapha (Gamuda Building Unit)
Date 2/16/2023 8:48:14 AM
Status Open
Location HQ QSHE Independent Assessment

FORM DETAILS
Auditor Name
Date
Form Location HQ QSHE Independent Assessment

QSHE­0001­Management System Document Procedure
# Check Item Audit Compliance Audit Remarks
1 5.1 QSHE Policy available at site and
approved? (Group & Project)
2 5.1 List of Procedure is available?
3 5.1 Level 1: Project Integrated Management
System Plan available, updated and
approved by relevant PIC?
4 5.1 Level 2: Procedure is available, updated
and approved by relevant PIC?
5 5.1 Level 3: Documents are approved by
relevant PIC?
6 5.2 Is all document in the standardize
format?
7 5.3 Any MS document circulated to external
parties? Is there any Document Transmittal
used? Is the DT retained as record?
8 5.3 Management System Document kept in
central document database by DC/QAQC?
9 5.3 Superseded document removed/
properly identified/ segregated?
10 5.3 Central database can be access by
internal parties? Any changes made by other
than DC/QAQC? 
11 5.4 Is there any Management System
Document changes? Is the owner of
document aware of the proposed changes?
12 5.4 Has revised document circulated to
relevant parties?
13 5.5 Revised document has been identified
with a new revision number and date?
Changes recorded in Amendment History
page? 

QSHE­0002­Control of Records
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.1 Records are uniquely identified (file
code) and listed in Masterlist of Records/
Project Filling Index?
2 5.2 Records stored as per Masterlist of
Records/Project Filing Index? Record
updated in Masterlist of Records regularly.
3 5.2 Has custodian of the documents is
identified?
4 5.3 Retention period of record identified?
5 5.5 Area of storage is providing enough
protection from damage, deterioration and
loss of record?
6 5.5 Record are scanned and stored in
electronic format?

F1.911989: Audit Checklist­Quality Management System (QMS) (version 2) Page 1 of 4
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
7 5.5 Latest Masterlist of Records/Project
Filling Index are used as reference for
Archiving.
8 5.6 Archiving records has been indexed and
packed in archive boxes? Boxes shall be
clearly identified with unique identification
number or code?
9 5.6 Archiving register has been created and
contained with barcode/ box reference
number, detail description of the box
content, department, retention period and
target destruction date?
**Retrieval of archive record skipped.

QSHE­0003­Management Review
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.1 Has Management Review has been
conduct annually?
2 5.1 Content of Management Review has
complied with ISO standard requirement
3 5.1 Comment, actions and decisions of the
review are documented in minutes of
meeting clearly.
4 5.1 Has Management Review output
circulated to all parties?
5 5.1 Management Review record maintain at
site?

QSHE­0004­Corrective Action / QSHE­0014­Non Conformity
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 What is the process of in determining non
compliance?
2 How does site team handle non compliance?
3 Is root cause of non conformity has been
determined? Does action taken corrected
the non conformity ?
4 Is corrective action effectively
reduce/eliminate root cause to avoid
recurrence?
5 Does non conformance report issued out or
received been registered and monitored?
6 Is there any action taken to open aging non
compliance?
7 How does site team handle non conformities
received from external parties? In what
form?
8 Has non conformities received from external
parties registered and monitored? 
9 Has root cause has been determined and
assessed?

QSHE­0005­QSHE Internal Audit
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.1 Has audit has been planned? 
2 5.2 Has lead auditor sent out the Audit
Notification to auditee (atleast 2 weeks)? Is
the scope of audit cover QMS?
3 5.3 Is there any opening and closing meeting
during the audit?
4 5.3 Audit finding captured in
Checklist/Observation Record available?
5 5.4 How does site team control and monitor
audit findings? Closure evidence is
available?

F1.911989: Audit Checklist­Quality Management System (QMS) (version 2) Page 2 of 4
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
6 5.4 Has NCR closed within timeline? Any
Open Aging? Root cause determined?
7 5.4 Observation corrected by auditee? Any
open aging?
8 5.5 Has lead auditor prepare and circulated
the Summary Audit Report?
9 5.6 Any open aging NCR or Observations?
How it monitored and follow up?
10 5.7 Has any appeal submitted to Auditor?
What is the justification?
11 5.8 Analysis was conducted and presented
in MR?

QSHE­0007­Monitoring of Customer Satisfaction
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.1 Has customer satisfaction survey been
carried out?
2 5.2 Question in the survey is related to
customer needs and expectation? Ex. Cost,
Design Quality, Quality Work etc.
3 5.3 Has the result been analysed and
reported in Management Review?

QSHE­0008­Job Competencies & Training 
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.1 Does all staff roles and responsibilities
are identified and defined in any matter?
2 5.2 How does the recruiter known the basic
competencies required for the job position?
3 5.3 Does new staff was briefed and inducted
within three months? If not, has HOD
conducted the induction programme?
4 5.4 Has immediate supervisor determined
the required competency training for staff
who is performing task where there is high
risk on Safety & Health and Significant
Environmental aspects?
5 5.5 How GLC identified learning needs for all
Gamuda staff? How many times LNI carried
out? 
6 5.6 What is the process of In­House
training? How does GLC evaluate their
vendor and services?
7 5.7 How is the process of external courses?
Is there any stages of approval?
8 5.8 Training Records is kept by who? Which
or what record determined to be kept by
GLC?
9 5.9 How does GLC evaluate training
effectiveness? 
10 5.10 How does GLC monitor their
facilitators/training provider and facility
services? Any requirement set for
performance of facilitators/training provider?

QSHE­0013­Centralized Document Management System 
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.2 Does incoming correspondence routed
to DC, stamped received, register, scanned
and stamped with matrix distribution?
2 5.2 Is the running number registered?
3 5.2 Has the outgoing correspondence
approved by HOD/HOP ?

F1.911989: Audit Checklist­Quality Management System (QMS) (version 2) Page 3 of 4
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
4 5.2 Is DC retain the outgoing
correspondence copy and uploaded in
EDMS?
5 5.3 Is generation of document numbering
system according to procedure?
6 5.3 Incoming document process by DC,
stamped with date of receipt on transmittal,
registered, and scanned?
7 5.3 Outgoing document shall be submitted
with transmittal.
8 5.3 Scanned copy of Transmittal and
document is retained?
9 5.3 Is the outgoing document has been
approved?
10 5.3 Has incoming document/
correspondences stamped with distribution
list?
11 5.4 How does DC ensure the file copy is
correct? Has the receipt of
acknowledgement circulated to sender?
12 5.4 Drawing registered in the Drawing
Register and check for latest revision.
13 5.4 Each drawings shall be stamped with the
date of receipt on transmittal
14 5.4 Has superseded drawing has been
stamped with superseded?
15 5.4 Copy of drawing shall be distributed
accordingly and master copy kept by DC.
16 5.4 Has D&T prepared drawing reference
guideline ? Is the format follow as Cl. 5.4.2 in
Centralized Document Management
System?
17 5.5 PnC document has been scan and
stored in EDMS.

QSHE­0015­Risk Management and Improvement
# Check Item Audit Compliance Auditor Remarks
1 5.2 Has Internal and External Context have
been identify? 
2 5.2 Example of external and internal context.
3 5.4 Has interested party and need &
expectation have been identify?
4 5.4 Has risk been identified?
5 5.4 Has risk been review?
6 5.4 How do you evaluate effectiveness of
Risk/Opportunity?
7 5.4 If required, have the non­confomities
being refelected in the risk register?

OTHER FINDINGS
Non­Conformance Report (NCR)
Stop Work Order (SWO)

AUDITOR SIGNATURE
# Check Item Signature Date
1 Name & Signature

F1.911989: Audit Checklist­Quality Management System (QMS) (version 2) Page 4 of 4