CHAPTER 4: ORDERS AND COVER LETTERS OF ORDERS

Part 1: Multiple Choice (36 questions)

1. What is the aim of the sentence: “The enclosed order (No. R154) is for 50 packets of
A4 copier paper.”?

A. To confirm the terms of payment

B. To confirm agreed discount.
C. To confirm the delivery dates.
D. To make it clear that there is an order accompanying with the letter.

2. What is the aim of the sentence: “Once we receive your advice, we will send a bank
draft to your bank account.”?

A. To confirm the terms of payment

B. To confirm agreed discount.
C. To confirm the delivery dates.
D. To make it clear that there is an order accompanying with the letter.

3. What is the aim of the sentence: “Although we anticipate a higher trade discount
than 15%, we will place an initial order and hope that the discount can be reviewed in
the near future.”?

A. To confirm the terms of payment

B. To confirm agreed discount.
C. To confirm the delivery dates.
D. To make it clear that there is an order accompanying with the letter.

4. What is the aim of the sentence: “Please confirm that you can complete the work
before the end of March, as the opening of the store is planned for early April.”?

A. To confirm the terms of payment

 B. To confirm agreed discount.
C. To confirm the delivery dates.
D. To make it clear that there is an order accompanying with the letter.

5. If there is a delay in delivery, what should NOT the supplier do?

A. apologize the customer for the inconvenience

B. keep the customer uninformed as long as possible
C. tell the customer immediately what the supplier intend to do to correct them.
D. state what has happened, how it happened, and what the supplier is doing to put
things right

6. If the product ordered is out of stock, what should the supplier do?

A. refuse the order immediately

B. criticize the product ordered
C. ignore the order
D. sell the alternative product if possible

7. What is a diplomatic way of saying “no” for an order?

A. As we only accept payment by letter of credit, we are regreted to reject your order.
B. We would only be prepared to supply on a cash basis. Therefore, regretfully we
have to refuse your order.
C. I am sorry to say that we must turn down your order as we have full orders books at
the present.
D. We must reject your order as the discount you asked is far more than we offer any
of our customers.

8. “We only supply orders for ballpoint pens by the gross, and therefore suggest you try
a wholesaler rather than a manufacture”. What is the reason for a company to refuse
an order in that sentence?

A. The product ordered is out of stock.

 B. The quantity required is too small.
C. The customer has a bad reputation in settling their accounts.
D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for

9. “We are a small firm and could not possibly handle an order for 20,000 units”. What
is the reason for a company to refuse an order in that sentence?

A. The quantity required is too large

B. The product ordered is out of stock.
C. The customer has a bad reputation in settling their accounts.
D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for

10. “Delivery could not possibly be promised within the time given in your letter”. What
is the reason for a company to refuse an order in that sentence?

A. The quantity required is too large

B. The product ordered is out of stock.
C. The customer has a bad reputation in settling their accounts.
D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for

11. “We would only be prepared for supply on a cash basis”. What is the reason for a
company to refuse an order in that sentence?

A. The quantity required is too large

B. The product ordered is out of stock.
C. The customer has a bad reputation in settling their accounts.
D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for

12. “We no longer manufacture this product as demand over the past few years has
declined”. What is a reason for a company to refuse an order in that sentence?

A. The quantity required is too large

B. The product ordered is out of stock.
C. The suppler no longer produces the product.
 D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for

13. “The usual trade discount is 15% in this country, which is 5% lower than the figure
mentioned in your letter”. What is a reason for a company to refuse an order in that
sentence?

A. There is an unfavourable term.

B. The size of the order is too large.
C. The customer has a bad reputation in settling their accounts.
D. The supplier does not like to the delivery terms the customer has asked for.

14. What is the aim of advice of dispatch?

A. To confirm that the supplier has sent the order

B. To acknowledge that the supplier has received the order
C. To advice the supplier of how the customer wants the goods packed
D. To advice the supplier of how the customer wants the goods sent

15. “Could you please ship by scheduled freighter to avoid any unnecessary delays”.
What is a purpose sentence?

A. To confirm that the supplier has sent the order

B. To acknowledge that the supplier has received the order
C. To advice the supplier of how the customer wants the goods packed
D. To advice the supplier of how the customer wants the goods sent

16. “The carpets should be wrapped, and the packaging reinforced at both ends to avoid
wear”. What is the purpose of this sentence?

A. To confirm that the supplier has sent the order

B. To acknowledge that the supplier has received the order
C. To advice the supplier of how the customer wants the goods packed
D. To advice the supplier of how the customer wants the goods sent
17. “Your order No.672/1 is being processed and should be ready for despatch by the end
of this week”. What is the purpose of this sentence?

A. To confirm that the supplier has sent the order

B. To acknowledge that the supplier has received the order
C. To advice the supplier of how the customer wants the goods packed
D. To advice the supplier of how the customer wants the goods sent

18. What is the aim of the following sentence? - “It is essential that the goods are
delivered before the beginning of November, in time for the Christmas sales period.”

A. To confirm the terms of payment

B. To confirm agreed discount.
C. To confirm the delivery dates.
D. To make it clear that there is an order accompanying with the letter

19. What is NOT a quality of an order letter?

A. Inaccuracy
B. Clarity
C. Full details
D. All of the above

20. What kinds of details should be kept in mind when ordering by letter?

A. Description
B. Quantity
C. Price
D. All of the above

21. Which is NOT an advantage of an order form?

A. Easy to refer to
B. Important details cannot be missed
 C. Put the conditions of the order clearly on the front
D. Easy to complain about damaged goods

22. What is a seller’s obligation?

A. To accept the goods as ordered

B. To pay for the goods
C. To deliver the goods
D. To check the goods’ condition

23. What is a buyer’s obligation?

A. To deliver the goods

B. To accept the goods as ordered
C. To guarantee the goods to be free from faults
D. None of the above

24. What should be written in the opening of a cover letter of order?

A. Thanks
B. Terms and conditions
C. Hopes for future business
D. Ask for confirmation

25. What should NOT be written in the closing of a cover letter of order?

A. Thanks
B. Hopes for future business
C. Ask for confirmation
D. Look for acknowledgement

26. What should be written in the main message of a cover letter of order?

A. Thanks
B. Terms and conditions
 C. Hopes for future business
D. Ask for confirmation

27. The correct verb for the phrase “… an order” is:

A. Ship
B. Place
C. Run
D. Put

28. An unnecessary information to write in an order is…

A. Object of order
B. Price
C. Identification card
D. Delivery requirements

29. Which of the following is a packing requirement?

A. GBP 150, FOB, Kobe, Japan

B. Seaworthy wooden case
C. Items Model 3401-300i
D. By irrevocable Letter of credit

30. Which of the following is a delivery requirement?

A. One consignment each month

B. Fancy rush mats
C. USD 1,230, CFR Hamburg including packing
D. By irrevocable Letter of credit

31. Which of the following is a technical document?

A. GBP 150, FOB, Kobe, Japan

B. Seaworthy wooden case
 C. Instruction manual
D. Items Model 3401-300i

32. Which of the following is a guarantee information?

A. GBP 150, FOB, Kobe, Japan

B. 12 months after despatch
C. Instruction manual
D. Items Model 3401-300i

33. “Object of order” can be understand as:

A. Name of goods
B. Item description
C. Commodity
D. All of the above

34. Which document is NOT required for payment?

A. Insurance policy
B. Copy of export license
C. Order form
D. Commercial invoice

35. How should a businessman prepare an order?

A. An order letter
B. Order form
C. Order email
D. All of the above

36. “I am writing to ………your order, which we received this morning”

A. ship
B. talk about
 C. acknowledge
D. enclose

Part 2: Write a letter

Letter 1
Kính thưa Ông Crane

Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi
hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau:

1. Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860

2. Số lượng: 30 chiếc
3. Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 và bản thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với
chào hàng số 67 đề ngày 2 tháng 3 năm 20__ của các ngài
4. Giá mỗi chiếc CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể cả bao bì là 2.200 đô la
Mỹ, tổng số là 66.000 đô la Mỹ
5. Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ nhất 10 chiếc giao trong tháng 8 năm 20__, và
chuyến thư hai 20 chiếc giao trong tháng 12 năm 20__
6. Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển
7. Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều
cao, bằng sơn không phai, như sau:
Đơn hàng số TD44/50
Người gửi hàng: Export Tractor Co. Ltd.
Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội
Kiện số: từ số 1 trở lên
Trọng lượng tịnh:
Trọng lượng cả bì:
Kích thước:
8. Thanh toán: bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được tính bằng đồng đô la Mỹ mở
qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất vào tài khoản
 của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng
sẽ giao.
Chứng từ cần cho việc thanh toán:
• Hoá đơn thương mại (3 bản)
• Vận đơn gốc (1 bản)
• Phiếu đóng gói (3 bản)
• Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)
• Đơn bảo hiểm (1 bản)
9. Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành
và bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá. Một
bộ khác sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8
năm 20__.
10. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng. Điều khoản bảo
hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây
ra.

Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm.

Kính chào

Letter 2

Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn
Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3
tháng 9 của ông A. Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers,
1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản.

Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi
kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau:

Cảm ơn chào hàng của họ.

Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện
tử theo danh mục đính kèm.
Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn
đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.

Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua
buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ,
nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết
khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi
chứng từ.

Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao
hàng và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí
và rủi ro họ chịu nếu giao hàng chậm.

Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn
toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên.

Kết thúc bức thư cho phù hợp.

Letter 3

Ngày 17/11/20__, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng
hợp 1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số
46 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20__
của công ty F.Lynch & Co. Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3
3EL, Vương quốc Anh chào bán các mặt hàng sứ cao cấp. Sau khi nghiên cứu chào hàng,
bà Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà
họ gửi cùng thư chào hàng.

Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với
những nội dung sau:

• Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một. Sau đó đóng gói trong
10 thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận. Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua,
số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ
XẾP CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10.
• Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán
vào dịp Tết nguyên đán. Sau thời hạn 10/1/20__ mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng
thì người mua sẽ từ chối nhận hàng.

• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối
phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý
ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street,
Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại
thương Việt Nam. Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện
thoại ngày hôm qua.

• Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này
làm người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì
người mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.

• Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.

Letter 4

Ngày 1 tháng 11 năm 20__, công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37
Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào
hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore
2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035. Sau khi
nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06.

Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với
đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây:

• Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750
một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200...

• HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho
các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè.
• Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông,
bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng
chữ “tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”.

• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh
toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao
hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ
đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân
hàng này chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

• HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh
và tiếng Việt.

• Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và
HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam. Tuy nhiên nếu việc
thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị
trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác .

Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình
thức.

Letter 5

Công ty TNHH Ánh Dương, địa chỉ 14 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, điện thoại:
84 4 3920 9533, fax: 84 4 3920 9566, nhận được thư chào hàng số BJ/305 ngày 25/10/2011
của ông Robert Hughes, giám đốc bán hàng của Marco Toy Company, Inc., địa chỉ 223
Sunrise Highway, Glen Cove, New York 11566.

Anh/Chị hãy viết một bức thư để Bà Lê Lan Anh, giám đốc Công ty TNHH Ánh Dương
ký gửi kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội dung chính sau đây:

• Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với giá CIF Hải Phòng là US$12 một
chiếc, và 78 gấu teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9 một con, kể cả chi
phí bao bì.
• Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt hàng nào để giao theo thời hạn đã
nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.

• Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 10% chiết khấu mua
buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng
từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 15%
chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp
nhận đổi chứng từ.

• Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng
11 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng
sinh. Công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi
phí và rủi ro do bên bán chịu nếu giao hàng chậm.

• Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công ty anh/chị hài lòng, và
nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ
đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.

• Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.

• Ngày viết thư là 2/11/2011; số tham chiếu của thư này là LA/th

Anh/Chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong và hình thức
phù hợp

Part 3: Translate in English

1. Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này. Sự chấp nhận này phải đến với
chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng.

2. Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng
vào đầu tháng 10.

3. Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy
có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó.
4. Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và
sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm
mà chúng tôi gửi kèm thư này.

5. Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các
loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây.

6. Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8
của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh tranh
khác. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài trong
tương lai.

7. Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các
ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý.

8. Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và chúng
tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán hàng trên thị
trường của chúng tôi nữa.

9. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy. Một trong
ba bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho
những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng.

10. Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ
ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng.

11. Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các
ngài đồng ý.

12. Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký
phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng từ.

13. Trả lời thư của các ngài đề ngày 25/11, chúng tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết
rằng tàu sẽ rời cảng Hải Phòng sớm nhất để đi London là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng tại
Bến tầu số 3, cảng Hải Phòng, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 15/12 là ngày tàu sẽ khởi
hành.

14. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 3/10 hỏi mua đường và rất vui mừng
chào bán cố định cho các ngài 100 tấn, giá mỗi tấn CIF tại cảng Sài Gòn là 280 bảng Anh
chấp nhận trong vòng mười lăm ngày.