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【Shared】「創業50年、記帳代行のリアルタイム化で脱属人化、 何がもたらされたか？」：株式会社宮西計算センター角さま
・freeeで記帳代行をしようと考えた理由 ・既存の業務フローを変えるときにおこった問題とその突破方法とは
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【Shared】「創業50年、記帳代行のリアルタイム化で脱属人化、 何がもたらされたか？」：株式会社宮西計算センター角さま
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- 2. 事務所＆自己紹介 事務所紹介 ● 宮西邦夫税理士事務所／株式会社宮西計算センター ● 石川県白山市 ●社員３０名（内、税理士 3名） ● 経営理念は「地域貢献」の地元密着型事務所 ● TKC会員 今年で創業50年 自己紹介 ● 生まれも育ちも石川県 ● 2002年4月に入社（勤続19年目） ● 2019年4月からfreeeを推進する部署を立ち上げ、 2020年7月には4つ星認定アドバイザー事務所に
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- 5. ➊取り組み前の事務所の状況 記帳代行は生産性が低い 属人的な体制 若手社員の退職 ●工数が多い 顧問先毎に作業工程が違い 複雑。時間が掛かる ● 知識が必要 会計・税務の知識、 システムの知識が必要 ● 低報酬 格安業者の存在 業務内容が見えにくい ● 非分業型 記帳代行・自計化・規模の大小 ・業種問わず担当 ● 担当者依存型 業務品質が個の能力に依存、 品質にばらつきあり ● 情報の集中 担当者に情報が集中 ● 処理型業務からの脱却 記帳代行に多くの時間を割くこ とから脱して欲しい ● やりがい スキルや知識を活かせる仕事 をしてほしい ● 付加価値の高い仕事 会社の業績アップ 給料アップ
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- 7. ❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~構築の手順~ 作業工程を分解 freeeへデータ移行 処理マニュアル作成 業務フローの展開 ● 資料回収 郵送、オンラインで共有 ● 資料整理 会計資料をチェック&スキャン ● 登録 会計資料をデータ化して 自動で経理 ● 監査 チェックリストで標準化。 コメント機能活用 ● 過去データの移管 移行サービスも利用しながら 自分で移行もあり ● 記帳方法を見直し これまでの記帳方法を freeeに合わせて一から見直し ● 処理マニュアルを作成 freeeの機能に合わせて 手順・注意点をマニュアル化 ● 業務フローの再作成 トライ&エラーで何度も 修正が必要 ● マニュアルの更新 マニュアルは随時更新。 マニュアル定着のために研修 ● 連絡はオンラインで 顧問先との連絡は chatworkで 月次報告はZoomも活用 実 施 し た 事 問 題 ボトルネックは「資料回収」。 資料不足のまま製造開始すると、 「仕掛品」を量産することに 業務の無駄を廃止。 領収書貼り、出納帳の入力、 不必要な処理など。 マニュアルと自動登録ルールは大事。 不備があると、 「不良品」を量産することに
- 8. ❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~実は．．．の話~ 実際は、、、。生産性は向上するどころか激落ちで、地獄のような日々 ● そもそもfreeeの使い方がわからない（単式簿記っぽい、消込機能、口座など） ● 遅れてやってきたクラウド時代に悪戦苦闘 ●業務フローがうまく回らず「仕掛品」と「不良品」のヤマ。進捗も把握できない ● みんなの前で、やるって言っちゃたし ● 部署も作ってもらったし ● お金をかけてもらったし ● パート社員も採用してもらったし ● データの移管もしちゃったし ● もう後戻りできない（泣）
- 9. ❸記帳代行フロー構築で起きた問題 ~乗り越えられた理由~ １．所長の後ろ盾←一番大事。これしかないといっても過言ではない ● PJの立ち上げは→即OK。信頼されているというありがたさ、使命感さえ芽生える。 ● 投資のお願い→即OK。ここまでくると、もはや恐怖。後戻りできないという心理的プレッシャー。 ●いままで新しいPJに挑戦するという風土はなかったので、所長も意気に感じ快くOKしてくれた？ ２．従業員の理解 ● 所長のGOと従業員全員が納得して取り組むかは別の話。特にベテラン従業員がいる場合はなおさら。 ● システムや業務フローの変更は、リスクもあるしエネルギーを使う。社員間で仕事に対する考え方の違い、知識、経 験も違う。導入前に粘り強く「思い」を共有する必要がある。 ● 理解が得られないなら、試験的にでも運用してまず結果を出して、あとに続いてもらうというのもあり。 ３．PJメンバーの思い ● 挑戦できているという喜び、スキルが上がっているという実感 ● 飲みニケーション、手当 ● 目標・スローガンを掲げて思いを共有、意識を高める
- 12. ❹ｆｒｅｅｅの導入でどう変 わったか？ 1. 分業化 パートスタッフが 「資料整理－登録－監査」 担当者は「月締め」のみ 2. 脱属人化 マニュアル作成で、誰でも処理可 能で品質も同じに 3.見える化 kintoneで進捗管理を行い、 カンバン方式っぽく 資料回収 資料整理 登録 監査 郵送・ ｵﾝﾗｲﾝ ｽﾄﾚｰｼﾞ UP ﾏﾆｭｱﾙ化 自動化 ﾁｪｯｸﾘｽﾄ 製造G ﾊﾟｰﾄ社員 5名 chatwork、freeeｺﾒﾝﾄ 販売G 担当者 3名 活動 履歴 ※ 月締め 活動 履歴 ※ 月締め 活動 履歴 ※ 月締め chatwork、zoom ※共有 顧問先 記帳代行フロー概略図 全体の作業内容の伝達や進捗状況はkintoneで管理
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